A. Pengantar

Banyak dari kita atau hampir sebagai tidak mengenal dengan istilah Apostille? Apostille ini digunakan untuk apa saja? Pertama kita akan membahas dahulu penjelasan tentang Apostile itu apa lalu Apostile itu digunakan untuk dokumen apa dan bagaimana cara mengurusnya.

Bagi yang sering berpergian keluar Negeri terutama untuk melakukan pendidikan atau tinggal diluar negeri, dan berencana akan menikah dengan Warga Negara Asing (Pernikahan Campuran), pasti tidak asing dengan dokumen-dokumen yang dibutuhkan untuk kelengkapan pengurusan izin sekolah atau izin tinggal diluar negeri.

Begitu sulitnya mengurus dokumen tersebut di Kementrian Luar Negeri, banyak persyaratan dan kelengkapan yang harus dipenuhi sampai akhirnya dokumen yang dibutuhkan bisa dikeluar. 

Dokumen apa saja sih yang dibutuhkan untuk tinggal atau sekolah diluar Negeri? salah satu dokumennya adalah Legalisir Ijazah dari Kementerian Luar Negeri.

Biasanya yang ingin sekelolah keluarnegeri kesulitan sekali untuk memenuhi berkas ini.

Nah, sejak tanggal 4 Juni 2022 tahun lalu, Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia (Kemenkumham) sudah merilis Dokumen Apostile. Pengajuannyapun secara online di website Kemenkumham. Simak penjelasan lengkapnya disini ya.

B. Pengertian

Apostille adalah proses legalisasi dokumen resmi, seperti akta kelahiran, perjanjian, atau sertifikat pendidikan, agar dapat diakui secara internasional.

Apostille merupakan tanda atau stempel khusus yang dikeluarkan oleh pihak berwenang di negara asal dokumen, menegaskan keaslian tanda tangan, jabatan, atau cap yang terdapat dalam dokumen tersebut.

Apostille memudahkan penggunaan dokumen resmi di negara-negara yang merupakan anggota Konvensi Den Haag 1961, tanpa perlu proses legalisasi tambahan.

Apostille juga memiliki pengertian sebagai pengesahan tanda tangan pejabat, pengesahan cap dan/atau segel resmi dalam suatu dokumen publik melalui pencocokan dengan spesimen melalui satu instansi, dimana salah satunya adalah Kemnkumham sebagai Competent Authority atau otoritas yang berwenang. 

Dokumen yang dapat diajukan mencakup legalisasi 66 jenis dokumen publik yang menjadi standar dalam pengajuan visa dan pendaftaran pernikahan (perkawinan campuran), maupun persyaratan pendidikan dan pelatihan di luar negeri seperti ijazah dan transkip nilai, serta dokumen publik lainnya.

Layanan Legalisasi Apostile ini sudah bisa diakses oleh publik sejak tangga 4 Juni 2022 di website : apostille.ahu.go.id.

C. Dasar Hukum

Dasar hukum apostille adalah Konvensi Den Haag tentang Apostille (Apostille Convention) tahun 1961.

Konvensi ini adalah perjanjian internasional yang ditandatangani di Den Haag, Belanda, pada 5 Oktober 1961.

Tujuan dari konvensi ini adalah untuk menyederhanakan proses legalisasi dokumen resmi untuk penggunaan di luar negeri.

Indonesia juga telah mengadopsi Konvensi Den Haag 1961 tentang Apostille melalui Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2016 tentang Pengesahan Konvensi tentang Pemberlakuan Hukum Asing, yang termasuk Apostille.

Dengan pengesahan ini, dokumen-dokumen resmi yang memiliki apostille diakui secara internasional oleh negara-negara yang merupakan anggota konvensi tanpa perlu proses legalisasi tambahan. Hal ini memudahkan penggunaan dokumen di negara-negara tersebut.

Berikut adalah daftar Negara-negara yang sudah melakukan Konvensi Apostille :

D. Tujuan dan Fungsi

Tujuan Apostille

Tujuan dari sistem apostille adalah untuk memfasilitasi pengakuan dan penggunaan dokumen resmi di antara negara-negara yang merupakan anggota Konvensi Den Haag tentang Apostille tahun 1961.

Berikut adalah tujuan-tujuan utama dari sistem apostille:

1. Sederhana dan Efisien: Mempermudah dan menyederhanakan proses legalisasi dokumen resmi dengan menggunakan satu tanda pengesahan (apostille), menggantikan proses legalisasi yang lebih rumit.

2. Pengakuan Internasional: Menciptakan standar internasional untuk pengakuan otentikasi dan legalitas dokumen resmi antar negara anggota konvensi.

3. Fasilitasi Keperluan Internasional: Memudahkan penggunaan dokumen resmi dalam konteks transnasional seperti pernikahan, perjalanan, studi, bisnis, hukum, dan lainnya, tanpa harus melalui prosedur legalisasi yang rumit.

4. Mengurangi Biaya dan Waktu: Mengurangi biaya dan waktu yang diperlukan untuk memperoleh pengesahan resmi dokumen, karena hanya memerlukan satu tanda pengesahan (apostille) yang diakui internasional.

5. Meningkatkan Kepercayaan Publik: Meningkatkan kepercayaan dan keamanan dalam penggunaan dokumen resmi dengan memastikan bahwa dokumen tersebut memiliki validitas yang diakui oleh negara-negara anggota konvensi.

6. Mendorong Kerja Sama Internasional: Mendorong kerja sama hukum dan administratif antar negara-negara anggota untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas penggunaan dokumen resmi di tingkat internasional.

Dengan tujuan-tujuan ini, sistem apostille mempromosikan kemudahan dan kecepatan dalam penggunaan dokumen resmi di tingkat internasional, mendukung mobilitas dan kerjasama lintas negara.

Fungsi Apostille

Apostille memiliki beberapa fungsi utama, terutama dalam konteks legalisasi dokumen internasional.

Berikut adalah fungsi-fungsi dari sistem apostille:

1. Otentikasi Dokumen: Apostille digunakan untuk mengesahkan keotentikan dokumen resmi, seperti akta kelahiran, akta kematian, perjanjian bisnis, transkrip akademik, dan dokumen-dokumen lainnya.

2. Mudah dan Cepat: Meningkatkan efisiensi dan menghemat waktu dalam proses legalisasi dokumen internasional dengan memberikan tanda pengesahan yang diakui secara internasional.

3. Pengakuan Internasional: Memastikan pengakuan dokumen resmi di negara-negara anggota Konvensi Den Haag tentang Apostille 1961 tanpa perlu proses legalisasi tambahan.

4. Pelayanan Publik: Meningkatkan aksesibilitas masyarakat umum terhadap dokumen resmi dan pelayanan publik internasional, seperti pernikahan lintas batas, pendidikan, bisnis, dan lainnya.

5. Kerjasama Lintas Batas: Mendorong kerja sama dan hubungan internasional yang lebih baik dengan memfasilitasi penggunaan dokumen resmi antara negara-negara anggota konvensi.

6. Peningkatan Mobilitas: Mendukung mobilitas dan integrasi internasional dengan memudahkan penggunaan dokumen resmi dalam kebutuhan seperti bekerja, belajar, berinvestasi, dan bepergian ke negara lain.

7. Mengurangi Biaya: Mengurangi biaya yang terkait dengan proses legalisasi dokumen karena hanya memerlukan satu tanda pengesahan (apostille) yang diakui secara internasional.

Dengan fungsi-fungsi ini, sistem apostille memberikan kemudahan dan efisiensi dalam penggunaan dokumen resmi di tingkat internasional, memperkuat kepercayaan publik, dan mendukung integrasi global.

Dalam konteks Apostille, surat-surat atau dokumen yang perlu diapostille adalah dokumen-dokumen resmi yang dikeluarkan oleh pemerintah atau lembaga publik.

Tujuan apostille adalah untuk mengotentikasi dan mengesahkan keabsahan dokumen resmi yang akan digunakan di negara-negara yang merupakan anggota Konvensi Den Haag 1961.

Beberapa contoh dokumen yang perlu diapostille meliputi:

Penting untuk memeriksa persyaratan spesifik negara yang akan menerima dokumen tersebut untuk memastikan dokumen mana yang membutuhkan apostille.

Setelah dokumen-dokumen ini diapostille, mereka diakui secara otomatis di negara-negara yang menjadi anggota Konvensi Den Haag 1961 tanpa memerlukan proses legalisasi tambahan.

E. Kesimpulan

Apostille adalah sistem internasional yang memudahkan pengesahan dan pengakuan dokumen resmi di negara-negara yang merupakan anggota Konvensi Den Haag 1961.

Tujuan utamanya adalah untuk menyederhanakan proses legalisasi dokumen, mengakui otentikasi dokumen secara cepat dan efisien tanpa perlu melewati prosedur legalisasi yang panjang.

Dalam konteks Indonesia, apostille diaplikasikan untuk dokumen resmi seperti akta kelahiran, akta kematian, akta perkawinan, transkrip akademik, surat keterangan domisili, surat keterangan bebas catatan kriminal, perjanjian bisnis, dan dokumen pemerintah lainnya.

Dokumen-dokumen ini diapostille agar diakui secara otomatis di negara-negara yang menjadi anggota Konvensi Den Haag 1961, tanpa perlu proses legalisasi tambahan.

Penggunaan apostille membawa manfaat signifikan, termasuk menghemat waktu, biaya, dan upaya dalam proses legalisasi dokumen internasional.

Hal ini memfasilitasi mobilitas individu, bisnis lintas batas, dan kerja sama internasional dengan mempermudah penggunaan dokumen resmi di negara-negara anggota konvensi.

Apostille membantu menciptakan sistem yang lebih efisien dan efektif dalam pengakuan dokumen secara internasional, mendukung keperluan mobilitas global, dan mempromosikan kerja sama lintas batas.